De planilhas soltas e uma ferramenta alugada a uma plataforma própria da clínica

O desafio

Cara por fora, solta por dentro

A clínica pagava por uma plataforma terceirizada e, mesmo assim, o controle real acontecia em planilhas espalhadas. O calendário de pacientes ficava de um lado, a gestão de cada paciente do outro. Sem integração com os bancos, a conciliação era manual e o caixa nunca fechava no mesmo dia.

• Mensalidade alta por um sistema que não entregava controle claro
• Agenda de pacientes separada da gestão de contas a pagar
• Várias planilhas paralelas, cada uma com uma versão
• Nenhuma integração bancária, conciliação no braço
• Dependência de terceiros: preço, regras e dados fora do controle da clínica

“Pagando mais para enxergar menos.”

A escolha

Trocar de fornecedor resolveria o sintoma, não o problema

A opção óbvia era assinar outro sistema. A clínica escolheu o caminho oposto: construir uma plataforma própria, desenhada para o fluxo da recepção e dos dentistas, que passa a ser um ativo do negócio, não uma despesa recorrente de terceiros.

• Independência, sem ficar refém de reajuste de mensalidade, mudança de regra ou risco da plataforma sair do ar
• Sob medida, só o que o fluxo da clínica usa, sem módulo que ninguém abre
• Propriedade, código e banco de dados 100% da clínica, com valor patrimonial
• Pronta para integrar, ERP contábil, telefonia e equipamentos de imagem no mesmo ecossistema
• Preparada para escalar, se virar rede ou franquia, todas as unidades operam sob as mesmas regras

Sem comissão de fornecedor. Sem vender licença. A ARBA construiu a base e entregou a chave.

A construção

Uma base única, no lugar de cinco ferramentas

Começamos pelo Discovery Express: mapeamos a operação, priorizamos as dores por impacto e desenhamos o cenário ideal. Na etapa de Base, construímos a plataforma: agenda, contas a pagar, planilhas e integração bancária em um só lugar.

1. 1Discovery Express, diagnóstico da operação e o que resolver primeiro
2. 2Arquitetura, desenho da plataforma sob medida e do plano de integrações
3. 3Base, plataforma própria no ar: agenda + financeiro integrados

Backend em Node.js com integrações; desenvolvimento acelerado com Lovable.

Resultados

O caixa fecha no mesmo dia. E o sistema é da clínica.

• +60% em controle financeiro, contas a pagar e receber numa visão, antes dividida entre planilhas
• +40% de redução no impacto financeiro ao ano, menos custo com ferramenta terceirizada e menos perda por descontrole
• Agenda e financeiro conectados, cada paciente e suas pendências no mesmo lugar
• Conciliação bancária integrada, sem digitação manual, sem fim de dia em aberto

Ganhos que não viram número: visão clara dos agendamentos e da ocupação, menos retrabalho na recepção e um ativo no balanço da clínica, não uma assinatura.